• CloudAZ

Sử dụng quy trình tự động hóa trên Google Workspace



Đã hơn hai năm trôi qua kể từ khi Google Trang tính (Sheets) giới thiệu trình ghi macro, tính năng này cho phép bất kỳ ai cũng có thể tạo ra các quy trình tự động hóa dành cho các tác vụ bảng tính lặp đi lặp lại mà không cần phải học các thao tác phức tạp hoặc viết mã.

Mặt khác, nếu bạn đã khám phá ra việc sử dụng macro trong Google Trang tính, bạn đã trải nghiệm niềm vui không bao giờ phải thực hiện lặp đi lặp lại các tác vụ thông thường nữa. Bạn chỉ cần bật trình ghi macro, thực hiện các bước thủ công mà bạn muốn tự động hóa — chẳng hạn như định dạng ô hoặc tạo biểu đồ - và những hành động đó được ghi lại để bạn lặp lại bất cứ lúc nào theo lệnh của mình.

Tính năng tự động hóa trên trang tính

Macro là một tính năng tuyệt vời để bắt đầu tự động hóa công việc của bạn trong Google Trang tính. Khi bạn tạo macro trong Trang tính (Sheets), các hành động tạo quy trình tự động của bạn đang tạo thực sự được chuyển đổi sang các đoạn mã trên Google Apps Script - nền tảng tập lệnh được sử dụng nguyên bản để tự động hóa Google Workspace. Khi bạn sử dụng một macro, Tập lệnh ứng dụng đã được tạo sẽ tự động chạy để tái tạo các bước bạn làm để tạo ra quy trình ban đầu.

Tuy nhiên, tính năng này cũng có một số hạn chế. Điều đáng chú ý nhất là chúng hiện bị giới hạn chỉ khả dụng trong Google Trang tính và không phải tất cả mọi quy trình tự động hóa đều có thể thực hiện được. Một hạn chế khác là không có cách nào hiện có từ giao diện người dùng để chỉnh sửa macro nếu các bước đã ghi của bạn cần được cập nhật, điều này có thể gây ra sự cố nếu quy trình kinh doanh của bạn thay đổi.

Macro là điểm khởi đầu tuyệt vời để tự động hóa công việc của bạn, nhưng bước hợp lý tiếp theo để tận dụng nhiều hơn việc tự động hóa Google Workspace là áp dụng trải nghiệm của bạn với macro để tìm hiểu thêm về Google Apps Script .

Giao diện mới của Apps Scripts

Với bản cập nhật gần đây của Google, bây giờ là thời điểm hoàn hảo để bắt đầu khám phá App Script. Giao diện người dùng đã được cập nhật để tạo ra sự đơn giản dành cho người dùng, khiến nó rất dễ tiếp cận ngay cả đối với các “nhà phát triển” (developers) mới. Các cải tiến khác bao gồm: các cập nhật quan trọng cho trình chỉnh sửa mã giúp viết mã Apps Script dễ dàng và nhanh hơn, các công cụ sửa lỗi cho phép bạn kiểm tra xem các quy trình tự động đã hoạt động theo đúng mong muốn của bạn.

Các tính năng như Tự động điền nâng cao giúp bạn tiết kiệm thời gian trong khi viết mã hiển thị các lệnh có sẵn, các dòng hoàn chỉnh và cú pháp chính xác. Một tính năng siêu hữu ích khác là Tài liệu nội tuyến giúp giải thích ngay lập tức các định nghĩa và tình huống sử dụng mã Apps Script mà không cần phải tìm kiếm tài liệu sản phẩm hoặc tìm kiếm các ví dụ.

4 bước hữu ích khi bắt đầu với Apps Script

Tận dụng tính năng ghi macro và công cụ và môi trường phát triển Apps Script mới được cập nhật giúp việc tự động hóa Google Workspace dễ dàng hơn bao giờ hết. Nếu bạn muốn bắt đầu, đây là một vài bước hữu ích dành cho bạn:

  1. Sử dụng macro để tự động hóa các tác vụ : Một cách dễ dàng để bắt đầu tự động hóa Google Workspace

  2. Học hỏi từ các macro của bạn : Các macro hiện tại là công cụ tuyệt vời để hiểu Apps Script

  3. Tự khám phá Apps Script : Khi bạn đã quen với macro, bước tiếp theo là tự tìm hiểu bằng cách sử dụng tài liệu trực tuyến

  4. Tận dụng Cộng đồng Apps Script: Tiếp cận các chuyên gia cộng đồng trong các diễn đàn , trang web.

Tìm hiểu thêm về những tính năng và công dụng của Google Workspace tại đây.


18 views